Entschließung der 13. Konferenz der Informationsfreiheitsbeauftragten in Deutschland am 12. Dezember 2006 in Bonn

Transparenz der Verwaltung im Internet: Eigeninitiative ist gefragt!

Auf Bundesebene sowie in acht Bundesländern gibt es mittlerweile Informationsfreiheitsgesetze, die allen Interessierten die Einsicht in Behördenakten ermöglichen. Wer von diesem Recht Gebrauch machen möchte, steht erst einmal vor der Frage, welche Akten in den Ämtern überhaupt geführt werden. Der Blick auf die Internet-Seiten der einzelnen Behörden hilft dabei nur selten weiter. Übersichtliche Darstellungen des Aktenbestands? Inhaltlich aussagekräftige Dokumente, die über offizielle Verlautbarungen hinausgehen? Leider häufig Fehlanzeige!

Die Praxis in Großbritannien, Slowenien und den Vereinigten Staaten von Amerika zeigt, dass eine andere Herangehensweise durchaus Erfolg verspricht. Dort sind alle Behörden per Gesetz verpflichtet, eine spezielle Website zur Informationsfreiheit anzubieten. Auf dieser Seite informieren sie nicht nur über die Rechtslage zur Akteneinsicht, über die behördlichen Ansprechpersonen und den eigenen Informationsbestand, sondern halten auch einen virtuellen Lesesaal bereit. Dort müssen Dokumente, die bereits mehrfach zur Einsicht beantragt wurden und Daten von allgemeinem Interesse eingestellt werden. Seit Einführung dieser Regelung geht die Anzahl der Anfragen nach Akteneinsicht bei den Behörden deutlich zurück.

Einige Informationsfreiheitsgesetze sehen die Veröffentlichung bestimmter Dokumente bzw. die Meldung an ein zentrales elektronisches Informationsregister für öffentliche Stellen bereits jetzt zwingend vor. Die Konferenz der Informationsfreiheitsbeauftragten in Deutschland empfiehlt den Akten führenden Stellen deshalb, ihre Tätigkeit gegenüber der Öffentlichkeit im Internet transparenter zu machen. Damit wird auf der einen Seite den Bürgerinnen und Bürgern der Informationszugang erleichtert und gleichzeitig der Verwaltungsaufwand der öffentlichen Stellen reduziert.

1. Die Veröffentlichung von Organigrammen, Geschäftsverteilungsplänen und Listen mit Ansprechpersonen gehört bereits zum Standard. Darüber hinaus sollten vorhandene Aktenpläne und -verzeichnisse ebenfalls im Internet veröffentlicht werden, damit leichter zu erkennen ist, welche Kategorien von Akten überhaupt geführt werden.
2. Gerade bei größeren Behörden ist der Aktenplan allerdings oft so kompliziert, dass bereits seine interne Verwendung auf Schwierigkeiten stößt. Sinnvoll ist die Veröffentlichung in einem solchen Fall nur, wenn der Aktenplan erläutert oder vereinfacht dargestellt wird. Niemand wird sich freiwillig durch ein hundertseitiges Verzeichnis quälen. Handhabbare Findmittel sind somit Voraussetzung für die Wahrnehmung des Rechts auf Informationszugang.
3. Die meisten öffentlichen Stellen verfügen über Dokumente, die von allgemeinem Interesse sind und ohne weiteres eingesehen werden können. Grundsätzlich gilt: Stehen einem Informationszugang keine Ausnahmegründe entgegen, können die Dokumente im Regelfall auch ins Netz gestellt werden. Viele Kommunen stellen so bereits jetzt die Protokolle öffentlicher Sitzungen ihrer Vertretungen zur Verfügung. Einmal eingestellt, kann jede Person darauf zugreifen. Der Aufwand zur Bearbeitung von Anträgen auf Informationszugang entfällt.
4. Ein Indikator dafür, welche Informationen von allgemeinem Interesse sind, könnte das Kriterium sein, dass ein Dokument bereits zur Einsicht beantragt wurde. Soweit die Behörde diesem Antrag stattgegeben hat, kann das Dokument automatisch ins Netz gestellt werden, um Informationswünsche Anderer zu erfüllen und den Verwaltungsaufwand mit künftigen Anträgen zu vermeiden.
5. Was bedeutet Informationsfreiheit? Wie stellt man einen Antrag auf Akteneinsicht? Und welche Erfolgsaussichten hätte ein solches Begehren? Um solche Fragen zu beantworten, könnte ein Leitfaden oder die Beantwortung häufig gestellter Fragen (FAQ) auf den Seiten der einzelnen Behörden zur Klärung beitragen.

In der Bundesrepublik setzt die Bundesagentur für Arbeit auf diesem Gebiet erste Maßstäbe, indem sie ehemals „interne“ Weisungen und Dokumente nun im Internet veröffentlicht. Die Bürgerinnen und Bürgern können dadurch behördliche Handlungen besser nachvollziehen und ihr Mitspracherecht leichter wahrnehmen.

Die Informationsfreiheitsbeauftragten des Bundes und der Länder stehen Verwaltungen, die ihr Informationsangebot verbessern möchten, jederzeit gerne für eine Beratung zur Verfügung.